第一章    总  则

第一条  科学技术档案是科学技术活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富；是反映科学技术活动数量、质量与水平的重要载体，是检查科技工作的基础凭证。

第二条  为提高我院科学技术研究档案的质量和管理水平，充分发挥科技档案在学校建设中的特殊作用。根据国家科委、国家档案局《关于印发〈科学技术研究档案管理暂行规定〉的通知》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等文件精神，结合我院实际特制定本办法。

第三条  科技档案是指已批准立项由我院承担的科学研究及其管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的原始记录、相关材料，及其它有关科研活动文件及材料。

第四条  科技档案工作是科研活动及其管理工作的重要组成部分。学院从事科研管理工作的各级领导必须把这项工作纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与科研计划管理、课题管理、成果管理及各种科研活动紧密结合，实行科研工作和建档同步的管理。即立项与建档同步；检查计划进度与检查研究文件材料形成、归档同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步；其它有关科研活动进行、完成与归档材料的形成、归档同步。

第二章  归档范围

第五条  主要内容和要求

1．科学研究

课题申报书，课题研究计划批准书，课题年度进展报告，课题验收（或结题）报告（总结），经费决算表，验收材料；研究过程中形成的有价值的各种考察、调查、实验、试制的原始记录，原始数据和计算分析数据，图表，照片，录相文字说明等。

2．科技成果

科学技术研究报告，产品研制报告，技术总结材料，对外服务总结，技术转让，专利登记；科技成果验收，鉴定（含通讯评审）会议所产生的文件材料、同行意见；取得经济效益的证明材料；科技成果申报表，登记表；科技成果奖励申报与审批材料；科技成果获奖材料（奖章，奖状，证书）的原件；科研论文和专著。

3．科技推广

技术转让合同；推广应用方案；生产定型的鉴定材料；推广应用情况报告，工作总结；反馈意见；科技成果的宣传报道材料；科技成果样品，标本实物目录。

4．科学技术协会

学术交流工作年度计划；协会、研究会工作总结及统计报表，参加校外各种学会、协会、研究会和任职名单；协会工作所产生的文件。

5．重大科技活动及大事记，如历届学术委员会名单；科技工作会议、活动记录；接待上级专家、领导来访等。

6．《学报》和各种内部交流材料

《学报》杂志刊用稿件的原稿和电子稿件；学报编辑委员会及常务编委名单；编务委员会重要会议记录；《科研处工作简报》和《科技信息》等其它材料。

7．上级业务主管部门及院内其它单位发来的有关科技工作、学科建设与发展规划、人才培养、学术交流与合作等方面的文件与材料。

第六条  材料要求

1．归档材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档材料，必须反映科研管理、科研项目活动的全过程，保持完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

3．几个单位协作完成的研究课题，应由主持单位归档保存一套完整档案，协作单位保存在自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档案及案卷目录提供给主持单位。

4．与国外合作的研究课题，经协商，在协议、合同中应明确科研文件材料的归档办法。

第三章  职责分工

第七条  科技档案实行统一领导、分级管理的原则，以确保科技档案的完整、准确、系统、安全和开发利用。

第八条  学院档案室职责

1．贯彻国家有关科技档案工作方针、政策和法规；

2．指导、监督、检查科技档案归档是否完整、准确、系统；

3．根据实际情况，回收、保存科学研究、科技成果和科技推广档案；

4．遵守国家有关科技保密规定，保证科技机密和档案的安全，维护本院科研人员的合法权益。

第九条  科研处职责

1．科研处应将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和本年度计划，并指定专人负责此项工作；

2．制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理之中，并督促本处职能科室收集、积累各种相关材料；

3．全面负责列入科研处管理的各类科学研究项目、除科研论文和专著以外的科技成果、科技推广材料的建档和保存工作，督促课题负责人、工作人员及时按规定上交应立卷归档的文件材料；

4．全面负责院科协、院学术委员会、学报、上级转发和院内其它单位发来的有关科研文件、材料的归档工作；

5．鉴定科研成果时，负责审查验收准备归档的科研文件材料，科研文件材料归档不符合要求的项目，不进行验收、鉴定；

6．与学院档案室一起检查教学科研单位科技档案工作情况；

7．指导科技档案的鉴定和密级的确定工作；

8．与学院档案室协商课题档案的移交和保管工作。

第十条  系、部、所（工程技术研究中心）职责

1．分管科研工作的主任（所长）应负责本单位科技档案工作，把建立科研档案列为本单位的工作内容之一，提出要求，定期检查，做到档案材料的积累与科技活动同步；

2．负责本单位承担的未列入院科研处管理的各类项目（如建设项目，社会服务、合作协作等横向项目）的科学研究、科技成果、科技推广材料的建档工作；

3．负责本单位相关人员的专著、论文等研究成果的收集、存档，并将统计结果在每学期的第二周报送科研处；

4．负责本单位与科技工作相关的学科建设、人才培养与学术交流等基本信息的收集；

5．有关科研文件材料的归档工作；

6．科研人员调动时，应检查其承担的科研任务的文件材料，材料移交清楚后，才能允许其办理离校手续。

第十一条  非教学部门职责

1．负责将科研成果统计工作落实到专人，并将负责该工作的人员名单及变化情况通知科研处，以便于工作联络；

2．各处（室）、部（委）、图书馆等非教学部门的科研成果统计，实行学期统计制度；

3．负责在每学期第二周，将本单位结果报科研处；

4．负责本单位承担的未列入院科研处管理的各类研究课题、所取得的研究成果（学术论文、会议论文等）的收集、建档工作；

5．负责提供能反映科技成果的证明材料，如原件或复印件。学术论文和会议论文的复印件应包括：期刊封面、目录和论文的第一页。著作的证明材料包括：著作封面、目录和版权页。承担或参加研究课题的要提供项目任务书。在报刊上发表文章者，提供报纸。

第十二条  课题组及科技人员职责

1．科研人员应积极配合院档案室、科研处及所在单位做好有关科研材料建档工作；

2．科研课题负责人对建立所承担课题的科研档案工作负全面责任，提出建档计划，明确课题组成员平时积累有关科研文件材料的任务，并随时检查积累情况，定期汇集保存和上交。特别要注意原始记录的及时搜集和保存，做到归档质量符合完整、系统、准确的要求；提出科技档案案卷保管期限和密级，填写科技档案归档说明；对于工作量大的课题，课题组长应指派一名主要参加人员具体负责档案工作；

3．科研课题负责人负责在结题时将归档材料交科研处档案室；

4．参加课题的科技人员应按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作；应整理出由本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求；工作调动时，应向课题组负责人移交本人负责形成的科研文件材料，课题负责人签字，经本单位负责人同意后方能办理离校手续。

第四章  归档要求

第十三条  归档要求

1．属归档的科研材料，必须字迹工整、格式基本统一、图样清晰；

2．属归档的文件材料，必须是原件，完整齐全。按自然发生过程保持其内在联系，系统整理成卷，对课题档案应注明保密期限和密级；

3．卷内材料系统排列，填写卷内目录。

第五章  档案管理

第十四条  科技档案管理要实行标准化、规范化，严格按照规定，对接收的科研档案进行分类、编目，同时结合学校管理工作尽量实现电子化。

第十五条  根据科技档案的科学价值及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行科研课题的档案价值鉴定。鉴定包括对研究课题进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限和保密密级。

1．对研究课题档案进行整体鉴定，以整套研究档案为单元，按课题的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益及历史价值，划分为重大、重要、一般三级。

属于重大级研究课题档案主要是指：国家、部、委（自治区）下达的重大、重点研究项目和重要的国际合作项目的档案；获得国家级和省、部级二等奖以上（含二等奖）的成果档案；对自然现象的系统观测和资源、疾病等的调查、考察中积累的重要基础资料档案。

属于重要级研究课题档案主要有：国家和各部门下达的较重要的研究项目以及一般国际合作项目的档案；获得省、部级三等以下科技成果奖（含三等奖）的档案；属国家级、部级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案。

属于一般级研究课题的档案主要是除上述两类以外的一般性研究项目或未取得成果的科技档案。

确定具体案卷的保管期限。以每个案卷为单元，结合不同学科、不同类型科研工作和特点，确定卷内文件的保管期限，保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下。

确定具体案卷保密密级。以每个案卷为单元，结合保管期限及其它有关情况，确定案卷保密密级，保密密级分为绝密、机密、秘密三种。

2．加强档案的安全保管工作。对标有密级的科技档案应严加保管，确保科技档案的安全。

第十六条  档案的补充与修改

1．已归档的材料任何人不得擅自增减或修改内容，确属必要时，必须由有关人员提出申请，说明修改内容和理由，经批准后方可实施。

2．档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关案卷，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

3．建立健全统计台帐，掌握档案的收集、整理、利用，移出、销毁各种情况数据，定期进行综合或专项统计分析，找出存在的问题，提出改进措施。

第六章  科技档案的开发利用

第十七条  努力开发利用科技档案，为提高我院教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

1．各档案管理部门应定期编制科技档案目录或内容摘要，在学院内部提供利用并有选择地进行外部交流。根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，如科技成果简报、论文汇编等为读者服务；

2．充分发挥科技档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及处理科研工作中的各种权益问题提供凭证；

3．注意收集、登记利用科技档案所取得的社会、经济效益。

第十八条  在科技档案的开发利用中，应严格执行《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校管理办法》和科技保密、专利等法规制度。

1．凡利用档案者，均应按规定办理相关手续；

2．对借出档案，档案管理部门应负责定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况报学院按有关规定处理；

3．外单位利用档案者，须经主管领导批准。

第十九条  此办法自公布之日起实施。